公司信箱收不到信、寄出去被當垃圾信，該怎麼查？

先分清楚是哪一種問題

「信箱有問題」實際上是三種完全不同的故障，排查方向也不同：

最麻煩的是第二種——沒有任何錯誤訊息，您以為信寄出去了，客戶卻在垃圾郵件匣裡，或根本沒收到。報價單、訂單確認、客服回覆就這樣消失。

症狀一：收不到信

1. 檢查 MX 記錄是否正確且唯一

最常見的原因是舊的 MX 記錄沒刪乾淨。換過郵件服務的公司特別容易發生：新的加上去了，舊的忘記刪，於是部分寄件方把信送往已經沒人管理的舊主機。

症狀是「有時收得到、有時收不到」，而且看起來毫無規律。查詢自己網域的 MX 記錄，確認只有現行服務商提供的那幾筆。

2. 確認 MX 沒有指向 CNAME

依規範 MX 應指向具有 A 記錄的名稱。指向 CNAME 可能造成部分郵件伺服器拒收，同樣呈現時好時壞的症狀。

3. 檢查信箱容量與過濾規則

DNS 都正確的話，往下查主機端：信箱空間是否已滿、是否有自動轉寄或封鎖規則、防垃圾郵件機制是否過於嚴格。

4. 請對方提供退信內容

如果寄件方有收到退信，那封退信裡通常寫明了原因，比任何猜測都準確。請對方完整轉寄過來，不要只截圖第一行。

症狀二：寄出去被當垃圾信

這是目前最常見的問題。原因是主要郵件服務商近年大幅提高對寄件方的驗證要求，沒有完成身分驗證的信件很容易被直接分類為垃圾郵件。

必須完成的三項設定

1. SPF——聲明哪些伺服器可以用您的網域寄信
2. DKIM——為信件加上數位簽章
3. DMARC——告訴收件方驗證失敗時該怎麼處理

三項的設定方式詳見DNS 記錄類型完全解說。以下是實務上最常出錯的地方。

SPF 的三個常見錯誤

• 設了兩筆以上——一個網域只能有一筆 SPF。同時使用郵件服務、電子報平台、CRM 系統時，必須把所有來源合併在同一筆裡，不能各設一筆。設兩筆的結果是全部失效，比沒設還糟
• 查詢次數超限——SPF 在驗證時允許的查詢次數有上限，串接太多服務會超過，整筆判定失敗
• 漏掉實際的寄信來源——網站的表單通知信是從網站主機寄出的，這個來源常被遺漏。結果是人工信件正常，系統信件全進垃圾桶

DMARC 不要一開始就設最嚴格

DMARC 政策由寬到嚴分為「僅觀察」、「隔離」、「拒收」。請先從僅觀察模式開始，並設定接收報告，跑一到兩個月，確認所有合法寄信來源都通過驗證後，再逐步收緊。

直接設成拒收的後果是：任何一個您忘記納入 SPF 的來源，寄出的信會被對方直接丟棄，而且您不會收到通知。

症狀三：退信與黑名單

如果退信內容提到黑名單，代表您的寄件 IP 或網域被列入了垃圾郵件名單。常見原因：

• 與其他人共用主機 IP，同 IP 上有人濫發信件
• 公司內部電腦中毒，被利用來發送垃圾信
• 信箱帳號密碼外洩，被他人盜用寄信
• 短期內大量寄送行銷信件
• 使用了曾被濫用的二手網域——這一點在購買二手網域時務必先查

處理方式是先找出並解決根本原因（改密碼、清毒、停止大量寄信），再向該黑名單機構提出除名申請。若是共用主機的 IP 問題，請聯繫主機商協助，或考慮改用專用 IP 或外部郵件服務。

系統性的排查順序

1. 確認範圍——是所有人都收不到，還是只有特定對象？只有 Gmail 有問題通常是驗證設定問題；全部都有問題比較可能是 MX 或主機問題
2. 查 DNS——MX 記錄是否唯一且正確、SPF 是否只有一筆、DKIM 與 DMARC 是否存在
3. 做一次往返測試——用外部信箱寄進來、用公司信箱寄出去，兩個方向都測
4. 檢查郵件標頭——收到的信件可以查看原始標頭，裡面會顯示 SPF 與 DKIM 的驗證結果是通過還是失敗，這是最直接的證據
5. 查黑名單——用線上工具查詢自己的網域與寄件 IP

預防勝於排查

• 網站架設完成時就把 SPF、DKIM、DMARC 一次設好，不要等出事
• 新增任何會寄信的服務時，同步更新 SPF
• 設定 DMARC 報告接收信箱，定期查看
• 換主機或換郵件服務後，務必做雙向收發測試，詳見網站搬家的 DNS 切換流程