郵件的安全防護與詐騙防範

郵件是詐騙的主要管道

對企業而言，郵件相關的風險有兩個方向：

• 你的員工被騙——釣魚信件、假冒的付款通知
• 別人假冒你的名義騙你的客戶——這會直接損害商譽

兩者的防範方式不同，都需要處理。

防止他人假冒你的網域

這是技術上可以大幅改善的一項。

完整設定寄件驗證機制之後，偽冒你網域的信件會被收件方判定為可疑並攔截。

三個必要的設定

1. SPF——宣告哪些來源可以用你的網域寄信
2. DKIM——為信件加上數位簽章
3. DMARC——宣告驗證失敗時的處理方式

只設 SPF 是不夠的。 三者搭配才能有效防範，設定方式見郵件的 DNS 設定。

還可以做的

• 註冊近似的網域——常見的錯字變體、不同的結尾，避免被用來假冒。見要不要註冊近似網域
• 在網站上公告正式的聯絡管道——讓客戶有查證的依據

常見的詐騙手法

一、假冒主管要求匯款

假冒公司負責人或主管，以急件為由要求財務人員匯款。常挑主管出差或休假期間。

二、變更匯款帳號的通知

假冒供應商，通知「本公司帳號變更」，要求把貨款匯到新帳戶。

這是損失金額最大的一類。

三、假冒服務商的通知

假冒網域註冊商、郵件服務、社群平台，聲稱帳號將被停用或需要驗證，誘導點擊連結輸入帳密。

四、附件夾帶惡意程式

偽裝成報價單、發票、履歷、快遞通知的附件。

五、假發票或假訂單

看似正常的商業往來信件，但夾帶惡意連結或附件。

最有效的防範：核對機制

技術措施擋不掉所有信件，流程上的核對才是最後一道防線。

建議的規則

1. 任何涉及匯款或帳號變更的要求，一律以電話向已知的聯絡人確認
2. 用通訊錄中原有的電話，不要用信中提供的號碼
3. 大額匯款需要兩人以上確認
4. 不因「急件」而跳過流程——製造急迫感正是詐騙的手法

第二項最關鍵。 詐騙信中提供的聯絡電話，接電話的就是詐騙者。

辨識可疑信件的檢查點

• 寄件地址是否有細微差異——多一個字母、少一個字母、不同的結尾
• 顯示名稱與實際地址是否一致——顯示名稱可以任意設定
• 是否製造急迫感——限時、立即、否則將停用
• 連結的實際目標——滑鼠移到連結上先看目標網址，不要直接點
• 要求提供帳密或匯款——正規服務商不會這樣要求
• 語氣或用詞與平常往來不同

服務商的通知怎麼確認

不要點信中的連結。 自行開啟該服務的官方網址登入查看——真正的通知會出現在帳號內部。

帳號的保護

一、開啟兩步驟驗證

這是最有效的單一措施。 即使密碼外洩，攻擊者也無法登入。

應要求所有員工開啟，管理者帳號更是必須。

二、密碼管理

• 不同服務使用不同密碼
• 不要在多個服務重複使用
• 使用密碼管理工具

信箱密碼特別重要——因為多數服務的密碼重設都是透過信箱。信箱被入侵等於所有服務都可能被接管。

三、檢查異常

• 定期查看登入紀錄
• 檢查是否被設定了自動轉寄——這是帳號被入侵後常見的手法，攻擊者會偷偷把信件轉寄到外部
• 檢查是否有不認識的授權應用程式

自動轉寄的檢查很重要，因為它不會影響正常收信，很難察覺。

信箱被入侵的處理

1. 立即更改密碼
2. 開啟兩步驟驗證
3. 登出所有裝置
4. 檢查並移除可疑的自動轉寄與過濾規則
5. 檢查已寄郵件——是否有以你名義寄出的信
6. 通知可能受影響的客戶與同事
7. 檢查該信箱綁定的其他服務——可能已被接管
8. 若涉及個資外洩，依規定處理

第七項要特別注意：信箱是重設密碼的管道，被入侵後其他服務也可能受影響。

個資事故的處理見個資事故的通報與應變。

員工教育比技術措施更重要

多數郵件相關的損失，是人為判斷失誤造成的。建議明確告知：

• 不點來路不明的連結與附件
• 匯款相關一律電話確認
• 不在信件中傳送帳號密碼
• 收到可疑信件要回報，不要自行處理
• 發現異常立即通報

建立回報管道

要讓員工敢回報。 如果員工擔心被責備而隱瞞，問題會延誤處理。

「不小心點了可疑連結」若能立即回報，多數還來得及處理；隱瞞數天則可能已造成損害。

備份與保存

• 不要把信箱當成唯一的檔案儲存處
• 重要往來另外歸檔——合約、報價、驗收紀錄
• 了解服務商的信件保留政策——刪除後可復原多久
• 若有稽核需求，確認是否有信件保存功能

各郵件服務商的方案內容、設定值與介面會不定期調整，本文說明的是原則與該確認的項目。實際的設定值請以服務商後台提供的當前資訊為準，不要沿用網路教學中的舊數值。