Google Workspace 與 Microsoft 365 的 DNS 該怎麼設定？

為什麼要用外部郵件服務

不少中小企業的公司信箱是附在虛擬主機方案裡的，等於「買網站空間送信箱」。這在早期沒什麼問題，但現在有幾個現實的限制：

• 空間小，信件累積幾年就滿
• 手機同步、多裝置使用體驗較差
• 共用主機 IP，容易受同一台主機上其他人的寄信行為影響而進黑名單
• 缺乏完整的防垃圾郵件與防釣魚機制
• 主機一旦出問題，網站與信箱同時停擺

把郵件搬到專門的服務（Google Workspace 或 Microsoft 365 是最常見的兩個選擇），可以讓網站與信箱互不影響——這一點在網站搬家或主機故障時特別有價值。

兩者怎麼選

對網站架設而言兩者沒有差別，DNS 設定的邏輯完全相同，只是填入的值不同。實際選擇請以團隊慣用的辦公軟體為主。

設定流程（兩者通用）

第一步：驗證網域所有權

服務商會要求您證明這個網域是您的，通常是在 DNS 加一筆指定的 TXT 記錄，或上傳一個檔案到網站根目錄。

TXT 驗證是比較單純的做法。驗證通過後這筆記錄請不要刪除，部分服務會定期重新檢查。

第二步：建立使用者帳號

在服務商後台建好所有要使用的信箱帳號。這一步要在改 MX 之前完成——否則 MX 改過去了，帳號還沒建，信件會直接被退。

第三步：搬移舊信件（如果需要）

兩家服務都提供從舊伺服器匯入信件的工具。建議在切換 MX 之前先做一次匯入，切換後再補做一次增量，可以把落差降到最低。

第四步：修改 MX 記錄

• 刪除所有舊的 MX 記錄
• 新增服務商提供的 MX 值，優先權數字照抄不要自行調整
• 切換前一兩天先把 MX 的 TTL 調低，加快生效速度

具體的 MX 值請以服務商後台的設定精靈當下顯示的為準。 這些值兩家都調整過，網路上找到的舊教學可能已經過期，照抄會設錯。

第五步：設定 SPF、DKIM、DMARC

• SPF——加入服務商指定的內容。若同時還有其他寄信來源（例如網站的表單通知信），必須合併在同一筆記錄裡
• DKIM——需在服務商後台先產生金鑰，再把提供的值加到 DNS，最後回後台按下啟用
• DMARC——先設為僅觀察模式

第六步：其他記錄

部分服務會要求額外的 CNAME 記錄以支援自動設定或行事曆等功能，依後台指示新增即可。

最容易出錯的五個地方

1. 舊 MX 沒刪乾淨——信件時而收得到時而收不到，最難查的問題
2. SPF 設了兩筆——原本主機的 SPF 留著，又加了一筆服務商的。結果是兩筆都失效
3. DKIM 只加了 DNS 沒回後台啟用——兩邊都要做，缺一不可
4. 帳號還沒建就改 MX——切換空窗期的信件全部退回
5. 忘記網站的表單通知信——網站是從主機寄信的，這個來源要一併納入 SPF

切換後的驗證

• 從外部信箱寄一封到公司信箱，確認收得到
• 用公司信箱寄一封到 Gmail，檢查是否進垃圾郵件匣
• 檢視收到信件的原始標頭，確認 SPF 與 DKIM 都顯示通過
• 從網站的聯絡表單送出一次，確認通知信正常且未進垃圾桶
• 手機與電腦的收信設定都測試一次

若出現異常，排查方式參考公司信箱收不到信或被當垃圾信怎麼查。

一個實務建議

不要把郵件搬遷和網站搬家排在同一天。 兩件事都牽涉 DNS，同時進行時一旦出問題，很難判斷是哪一邊造成的。建議至少間隔一週，先完成一項並確認穩定，再處理另一項。