個資法

它不是貼一段罐頭文字就好

隱私權政策的作用是履行告知義務，內容必須與你實際的做法一致。

從別的網站複製一份貼上是常見的做法，但風險在於：如果政策寫的與實際不符——例如寫了「不會提供給第三方」卻實際上串接了外部服務——那反而是問題。

應該包含的內容

1. 蒐集者的身分——公司全名、聯絡方式
2. 蒐集的目的——為了什麼而收集
3. 蒐集的資料類別——具體列出欄位
4. 利用的期間、地區、對象、方式
5. 當事人可行使的權利與行使方式
6. 不提供資料的影響
7. 資料的保存期限與處理方式
8. 是否使用追蹤技術——分析工具、廣告像素
9. 是否會提供給第三方——包含委外的服務商
10. 安全維護的措施
11. 政策修訂的通知方式

第八與第九項最常被漏掉

追蹤技術

多數網站都安裝了流量分析工具、廣告追蹤像素或客服系統，這些都會蒐集使用者的相關資料。

政策中應說明使用了哪些類型的工具、目的是什麼、使用者可以怎麼選擇。

第三方服務

常見但容易忘記列出的包含：

• 金流與物流服務商
• 電子發票服務
• 電子報寄送平台
• 客服或線上諮詢工具
• 雲端主機與備份服務

把這些盤點出來，本身就是一次有價值的檢查——你會發現客戶資料實際上流經了多少地方。

同意機制的兩個常見錯誤

一、預設勾選

同意項目不應該預先打勾，尤其是行銷相關的同意。使用者應該是主動選擇同意，而不是沒注意到而被視為同意。

二、把不同的同意綁在一起

「我同意隱私權政策並願意接受行銷訊息」寫成一個勾選框，等於強迫使用者為了使用服務而接受行銷。

建議分開：

• 必要的：同意蒐集處理利用（不同意就無法提供服務）
• 選擇性的：同意接受行銷訊息

這樣做的好處不只是合規——願意接受行銷的名單品質更好，退訂與檢舉率也更低。

放在哪裡

• 獨立的頁面，網址固定不變
• 頁尾提供連結，全站可達
• 表單旁提供連結，並在送出前呈現
• 註冊流程中呈現

不要只放在頁尾。 告知應該在蒐集資料的當下就讓對方看得到。

寫法上的建議

用看得懂的語言

充滿法律用語的政策，使用者不會讀。用具體、清楚的說法：

• 不好：「本公司將於營運所需之合理範圍內處理利用您的個人資料」
• 建議：「我們會用您留下的電話與 Email 回覆您的詢問，並在您同意時寄送產品資訊」

具體列出資料類別

「相關個人資料」太模糊。直接列出：姓名、電話、電子郵件、公司名稱、需求描述。

說明保存期限

這一項多數政策都沒寫，但它其實是告知義務的一部分，也能促使你真的去思考「這些資料要留多久」。

電商與會員網站要多寫的

• 交易資料的處理——訂單、配送、發票
• 金流資訊的處理方式——說明卡號由金流服務商處理，網站不保存
• 會員資料的修改與刪除方式
• 退貨與客服過程中的資料使用

其中金流那一項值得明確寫出——它同時是合規說明與信任建立。

維護與更新

隱私權政策不是寫一次就結束：

• 新增功能或服務時要更新——例如加了新的分析工具或客服系統
• 更換第三方服務商時要更新
• 法規變動時要檢視
• 建議標註最後更新日期

建議每年檢視一次，確認與實際做法一致。

與服務條款的區別

兩者常被放在一起，但性質不同：

建議分成兩個獨立頁面，各自說明，不要混在一起。

一個實務提醒

如果網站有串接金流，申請審核時通常會檢查隱私權政策、退換貨政策等頁面是否完備。

所以這些頁面應該在網站架設階段就一併規劃，不要等要申請時才補。相關說明見金流串接是什麼。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。

先盤點，才知道要保護什麼

多數企業低估了自己手上有多少個人資料。除了明顯的會員與訂單，還有很多是「順便」收集到的。

盤點的目的有三：確認每一項的必要性、決定保存期限、以及在發生事故時能快速判斷影響範圍。

網站會蒐集到的九類資料

三個最容易被遺忘的

應徵履歷——通常包含出生年月日、身分證字號、學經歷、照片，敏感度很高，卻常常隨意存放在共用資料夾中。

備份檔案——備份是所有資料的完整複本。如果備份沒有妥善保管，前面所有的保護都白費了。

匯出的檔案——把名單匯出成試算表之後，那份檔案就脫離了系統的權限控管。

最小蒐集：每個欄位都要說得出用途

判斷標準很單純：沒有這個資訊，你就無法完成該項服務嗎？

常見的多餘欄位

• 身分證字號——除非有法規上的必要，一般企業網站不應蒐集
• 生日——除非確實會用於行銷活動
• 地址——除非要寄送實體物品
• 公司統編——結帳需要開發票時再問
• 預算範圍——第一次接觸就問，多數人不願意回答

少收一個欄位，就少一份責任，而且送出率還更高。 表單設計的原則見網站表單有哪些類型。

信用卡資料不要自己存

這一項要特別強調。串接金流服務時，卡號應由金流業者處理，網站端不保存。

這不只是安全考量，也大幅降低了自身的責任範圍——你沒有的資料，就不會從你這裡外洩。

誰看得到：權限控管

後台的會員與訂單資料，常常是所有登入者都看得到。這在人多的公司是風險。

建議

• 依職務給予檢視權限——編輯內容的同仁不需要看客戶名單
• 匯出功能單獨限制——這是資料大量外流最可能的途徑
• 保留操作紀錄——誰查看、誰匯出
• 離職當天移除權限

權限規劃見後台帳號與權限怎麼規劃。

匯出檔案的管理

這是實務上最容易失控的環節。名單被匯出成試算表之後：

• 存在個人電腦或私人雲端
• 用通訊軟體傳給同事
• 寄給外部的行銷公司
• 離職時整份帶走

建議的規範

• 非必要不匯出
• 匯出後不外傳，用完即刪除
• 不使用個人的雲端空間存放
• 若必須提供給外部，在合約中約定保密義務與使用範圍

保存期限：資料不是留越久越好

這是最常被忽略的一項。三年前的一筆詢問，若已經沒有後續，繼續保存只是增加風險而沒有效益。

建議的做法

1. 依資料類型訂定保存期限——例如未成交的詢問保留一至兩年
2. 已成交的客戶資料轉入正式的客戶管理，不留在表單紀錄中
3. 定期清理，或設定自動刪除機制
4. 把處理方式寫入隱私權政策

注意備份中的資料

刪除了系統中的資料，備份中可能還有。備份的保留期限也應納入考量，並在政策中一併說明。

分析與廣告工具的注意事項

• 不要在追蹤事件中傳送個人資料——姓名、電話、Email 不應出現在網址參數或事件名稱中
• 隱私權政策中應說明使用了哪些工具
• 若有歐洲等地區的訪客，需留意當地對追蹤同意的規範
• 帳號應歸屬公司，不是個人或廠商——見分析工具怎麼安裝與驗證

做一份資料清冊

這是後續所有工作的基礎——發生事故時，它決定你能多快判斷影響範圍。

建議每年更新一次，並在新增系統或服務時同步調整。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。

規範正在從原則走向具體

過去多數民間企業只有在特定產業的規範下，才有明確的安全維護義務。近年的修法方向是訂定共通基礎的安全維護管理辦法，讓所有機關都有一致的基本要求。

依目前的規劃方向，規範可能採分層設計：所有機關都須遵循共通的基本措施，而具一定規模、保有大量個人資料的大型非公務機關，則須採取額外的加強措施。

相關子法仍在發布程序中，建議留意最終版本與施行時程。

安全維護的兩個層面

不論規範細節如何，實務上的工作可以分成兩塊：

• 技術面——系統與設備的保護措施
• 管理面——人員、流程與制度

多數企業會投資技術面而忽略管理面，但實際外洩案例中，人為疏失的比例並不低。

技術面的基本措施

存取控制

• 一人一個帳號，不共用
• 依職務給予最小必要權限
• 離職當天停用帳號
• 管理者開啟兩步驟驗證
• 定期檢視帳號清單

傳輸與儲存

• 全站加密連線——見SSL 是什麼
• 密碼不可明碼儲存——若系統能寄出原密碼給你，那就是明碼儲存，必須修正
• 敏感資料考慮加密儲存
• 不自行保存信用卡資料

系統維護

• 系統與外掛保持更新
• 限制檔案上傳的類型與執行權限
• 定期備份且異地保存
• 保留操作與存取紀錄

技術防護的完整說明見主機層與存取控制的防護設定。

管理面的基本措施

制度

• 指定負責人——誰負責個資保護相關事務
• 建立資料清冊——知道自己有哪些個資、存在哪裡
• 訂定保存期限與銷毀程序
• 建立事故應變流程——見個資事故的通報與應變

人員

• 告知員工基本規則——不外傳、不存個人裝置、不用通訊軟體傳個資檔案
• 簽署保密約定
• 離職時的交接與權限移除
• 定期提醒——不需要正式訓練，但要有基本的認知

實體

• 紙本文件的存放與銷毀——履歷、合約、名片
• 辦公室電腦的螢幕鎖定
• 離職時歸還設備

紙本這一項常被忽略。 應徵者的履歷若隨意放在辦公桌上或直接丟進垃圾桶，同樣是風險。

委外廠商的監督責任

這是實務上最容易出問題的一塊：把資料交給廠商處理，並不代表責任也一併轉移。

常見的委外情境

• 網頁設計公司維護網站，可接觸到會員與訂單資料
• 行銷公司代操廣告，取得客戶名單
• 雲端主機與備份服務商
• 電子報平台、客服系統

該做的事

1. 合約中約定保密義務與使用範圍
2. 限制廠商能存取的範圍——給管理權限而非全部資料
3. 約定事故發生時的通知義務
4. 合作結束時要求刪除或返還資料
5. 定期確認廠商的權限是否仍必要

第五項很常被忽略。 許多網站的後台裡，還留著早已結束合作的廠商帳號。

合約條款的規劃見網站設計合約應該包含哪些條款。

依規模的分層思考

不必一次做到最完整，但基本的幾項——加密、權限、備份、保存期限——是所有網站都該有的。

從哪裡開始

如果目前什麼都還沒做，建議的順序：

1. 盤點資料——知道自己有什麼
2. 清理不需要的——刪掉用不到的資料與過期的名單
3. 收緊權限——移除不必要的帳號與存取權
4. 確認備份可用且妥善保管
5. 寫好隱私權政策
6. 建立事故應變流程

前三項不需要花錢，但效果最直接。

一個常見的誤解

「我們公司很小，應該不用管這些。」

規模不是免責的理由。而且實際發生外洩時，損害的是客戶的信任與你的商譽——這與公司大小無關。

基本的措施成本不高，多數是流程與習慣的問題，不是技術投資。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。

通報義務正在明文化

近年的修法方向，明確增訂了個資事故的通知與通報義務：發生事故時，除了通知當事人，也將由主管機關統一受理通報，並要求事故機關即時採取應變措施、留存相關紀錄。

相關子法與施行時程仍在發布程序中，但方向已經明確：從「建議通知」走向「應該通報」。

這代表企業需要事先準備好流程，而不是等事情發生才開始想。

什麼算是個資事故

不是只有「被駭客入侵」才算。常見的情況包含：

• 系統被入侵，資料可能被讀取或竊取
• 資料被誤寄給錯誤的對象——群發信件時收件人互相可見是典型案例
• 員工誤將名單外流
• 裝置遺失——存有客戶資料的筆電或手機
• 紙本文件遺失或未妥善銷毀
• 權限設定錯誤，導致資料可被不特定人存取
• 委外廠商發生外洩

「群發信件時把所有收件人放在同一欄」是很常見的疏失——所有收件者都看到了彼此的信箱，這就是一次外洩。

發現事故時的處理順序

第一階段：止血與確認

1. 立即停止繼續外洩——關閉漏洞、撤銷權限、必要時暫停服務
2. 保留現場與紀錄——不要急著刪改，那是釐清原因的依據
3. 啟動內部通報——讓該知道的人知道
4. 釐清範圍——哪些資料、多少筆、什麼時間、可能影響誰

第四項的速度，取決於你有沒有事先做好資料清冊。 沒有清冊的話，光是釐清範圍就要花很久。

第二階段：通知與通報

5. 通知當事人——說明事故內容、可能影響、以及建議的因應措施
6. 依規定向主管機關通報
7. 視情況對外說明

第三階段：復原與檢討

8. 修補漏洞、恢復服務
9. 留存完整的處理紀錄
10. 檢討並改善流程

通知當事人該說什麼

內容應該讓對方能判斷風險並採取行動：

• 發生了什麼事、什麼時候
• 涉及哪些類型的資料
• 可能造成什麼影響
• 你已經採取了哪些措施
• 建議對方怎麼做——例如更改密碼、留意可疑來電
• 聯絡窗口

語氣與時機

• 不要拖延——延遲通知通常讓後果更嚴重，也更損害信任
• 不要淡化——「可能有極少數資料受到影響」這類模糊說法會削弱可信度
• 誠實說明已知與未知——調查中的部分可以說明仍在釐清

實務上，坦白且迅速的通知，對商譽的傷害通常小於被外界揭露。

留存紀錄

這一項在新的規範方向中被明確要求，實務上也很重要。應留存：

• 發現的時間與方式
• 事故的內容與範圍
• 採取的應變措施與時間
• 通知與通報的紀錄
• 後續的改善作為

這些紀錄同時是自我保護——它證明你有依規定處理。

事前的準備：這才是重點

事故發生時能不能妥善處理，取決於事前準備。建議先完成這五件事：

一、資料清冊

知道自己有哪些個資、存在哪裡、誰能存取。這決定了你能多快釐清影響範圍。

做法見網站會蒐集到哪些個資。

二、指定負責人

誰負責判斷、誰負責對外、誰負責技術處理。事發時最怕的是沒有人知道該做什麼。

三、聯絡清單

• 網頁設計或維護廠商
• 主機商
• 法律顧問
• 主管機關的通報管道

這份清單要放在容易取得的地方——如果網站或系統無法使用，你還找得到嗎？

四、備份可用

備份是復原的基礎。要確認：不存在同一台主機、包含資料庫、保留多個時間點、而且測試過能還原。

詳見操作紀錄、備份與資料救回。

五、監控與發現機制

很多外洩是很久之後才被發現的。建議：

• 保留並定期檢視存取紀錄
• 設定異常通知
• 留意主機商與搜尋引擎的安全通知
• 確認這些通知寄到有人在看的信箱

偵測方式見怎麼知道網站被入侵了。

常見的錯誤處理

1. 先刪除證據再說——會讓後續調查無法進行
2. 不通知，希望沒人發現——被外界揭露時傷害更大
3. 只處理表面，沒找出原因——很可能再次發生
4. 把責任推給廠商就不管了——對當事人而言，資料是交給你的
5. 沒有留下處理紀錄——日後無法證明已妥善處理

寫成一份簡單的應變文件

不需要複雜，一頁就夠：

• 什麼情況算事故
• 發現時第一個通知誰
• 誰負責判斷與決策
• 誰負責對外聯繫
• 聯絡清單
• 處理步驟的檢查表

放在紙本或離線可取得的位置，並讓相關人員都知道它在哪裡。

這份文件平常用不到，但真的需要時，它決定了你是有條理地處理，還是一團混亂。

本文說明個人資料保護的實務要點，供規劃網站與內部流程時參考，不構成法律意見。我國個資法制近年持續修正，部分修正條文之施行日期由行政院另定，相關子法亦在陸續發布中。實際的義務內容與時程，請以主管機關公告之現行規定為準，必要時建議諮詢專業人士。